Menü Kapat

RPA Stratejisi Nasıl Uygulanır ve Optimize Edilir?

RPA, işletmelere muazzam faydalar sağlayabilecek güçlü bir araçtır. Bununla birlikte, birçok şirket RPA’yı tüm sorunlarını çözebilecek, ancak işe yaramadığında hayal kırıklığına uğrayacak bir gümüş kurşun olarak düşünür. Gerçekte, bir RPA stratejisi uygulamak, dikkatli bir planlama ve teknolojinin kuruluşunuzun genel altyapısına ve süreçlerine nasıl uyacağını düşünmeyi gerektirir.

Hedeflerinizi bilin!

Yeni bir robotik süreç otomasyonu (RPA) projesine başlamak üzereyseniz, hedeflerinizin ne olduğunu bilmeniz önemlidir. Bu süreçteki ilk adım, probleminizi tanımlamaktır. Başka bir deyişle, mevcut durumu düşünün: Şu anda ne oluyor? Bu neden önemli? Onu nasıl iyileştirebiliriz? Hedef belirlemek çok önemlidir çünkü projenin her yönü için odak ve yön sağlarlar.

Şirketinizin RPA hedeflerini belirlerken kendinize şu soruları sormayı düşünün: Neden RPA’yı uygulamak istiyoruz? RPA kullanmak bizim için hangi sorunları çözecek? Bu sorunları önceden çok fazla para harcamadan (ve devam eden) aynı derecede etkili veya daha hızlı çözebilecek RPA kullanmaktan daha iyi bir yol var mı? RPA’yı uygulamak, gelecekte kendimiz için belirlediğimiz diğer hedeflere ulaşmamıza yardımcı olacak mı; eğer öyleyse, süreçleri yeniden manuel olarak yapmak yerine otomatikleştirmeye yapılan bir yatırımla özellikle hangileri daha hızlı/daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir? Bilgisayar korsanlarının korumasız sunucular aracılığıyla erişim kazanması veya bilgisayarların nasıl çalıştığını bilen başka biri için ne kadar kolay olacağının farkında olmayan çalışanlar tarafından oluşturulan yetersiz güvenlik protokolleri nedeniyle ağdaki cihazlara yayılan kötü amaçlı yazılım enfeksiyonları gibi otomatik bir iş akışı sisteminin uygulanmasıyla ilgili herhangi bir risk var mı? bugün!

Bunun gibi sorular, her şey plana göre giderse ne tür sonuçların ortaya çıkabileceği konusunda size biraz fikir verebilir – ancak yalnızca işler çok plana göre giderse! Company Incorporated’da stratejimizi bir araya getirmeye başlamadan önce, ilgili herkesin tam olarak ne yapılması gerektiği konusunda net beklentileri olduğundan emin olun.”

Süreçlerinize hakim olun.

RPA’yı uygulamadan önce şirketinizin süreçlerini anlamak çok önemlidir. Ancak o zaman etkili bir strateji oluşturabilirsiniz. İşte bakmanız gereken şeylerden bazıları:

  • Kaç farklı süreç var?
  • Her süreçteki adımlar nelerdir?
  • İş akışı nedir?
  • Her sürece kaç kişi katılıyor?
  • Süreçler arasındaki bağımlılıklar nelerdir?
RPA Stratejisi Nasıl Uygulanır ve Optimize Edilir
RPA Stratejisi Nasıl Uygulanır ve Optimize Edilir

Bu süreçleri bir stratejiyle eşleştirin.

Otomasyona ihtiyaç duyan süreçleri belirledikten sonra, iş hedeflerini süreç adımlarıyla eşleştirin. Örneğin, bir şirket kaynakları serbest bırakmak ve maliyetleri azaltmak için verimliliği artırmak istiyorsa, hedefleri büyük olasılıkla manuel görevlere harcanan zamanı azaltmak ve otomasyon yoluyla doğruluğu artırmak olacaktır.

İş hedeflerini süreç adımlarıyla eşleştirmeden önce, otomatikleştirilen her sürecin temel süreç adımlarını anlamak önemlidir. Bu, aşağıdaki gibi şeyleri anlamak anlamına gelir:

  • Kim ne yapıyor?
  • İnsanlar arasında hangi bilgilerin aktarılması gerekiyor?
  • Veriler her adımda nereye akar (hem kurum içinde hem de kurum dışında)?

Anahtar süreçlerinizin her adımı için bu faktörleri net bir şekilde gördükten sonra, akış çizelgeleri veya diyagramları kullanarak bunları birbiriyle eşleştirmeye başlayabilirsiniz. Bunlar, bir RPA çözümünün, kullanıcılardan veya otomasyon sürecine dahil olan diğer sistemlerden gelen girdilere dayalı olarak doğru seçimler yaparak bu kararları uygun şekilde ele alabilmesi için her akış şemasında karar noktalarının nerede oluştuğunu belirlemenize yardımcı olacaktır.

Doğru aracı veya satıcıyı seçin.

RPA’yı uygulamak için doğru aracı veya satıcıyı seçmek çok önemlidir. Sormak isteyeceksiniz:

  • Fiyatı ne kadar?
  • İhtiyaçlarımız için özelleştirilebilir mi? (Bu özellikle büyük şirketler için önemlidir.)
  • Uygulama ve bakım için bir öğrenme eğrisi var mı?

Değişiklik yönetimini unutmayın.

  • Değişim yönetimi bir süreçtir. Başarılı bir değişim yönetimi programı, dikkatli bir planlama, tüm paydaşlardan taahhüt ve sürecin zaman alacağı konusunda sabır gerektirir.
  • Değişim yönetimi bir beceridir. RPA, faydaları ve sonraki adımlar hakkında bilgi iletişiminde çalışanlar ve müşterilerle etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneği çok önemlidir.
  • Değişim yönetimi bir disiplindir. Kuruluşunuzun kültürünü anlamak önemlidir, böylece mesajlarınızı uygun şekilde uyarlarken aynı zamanda mevcut politikalar veya süreçlerle uyumlu olmasını sağlayabilirsiniz.
  • Değişim yönetimi, plakanızdaki başka bir projeden ziyade bir zihniyet olarak düşünülmelidir, çünkü RPA gibi yeni teknolojiler, insanların ilk bakışta kucaklayacağı bir şey değildir (heyecanlansalar bile).

Sanal iş gücünüzü yönetin.

RPA sistemleri hala nispeten yenidir ve test edilmemiştir, bu nedenle RPA sisteminizin yeteneklerini anlamak önemlidir. Bu, iş gücünüzü daha iyi yönetmenize yardımcı olacaktır.

Örneğin, doğal dil işlemeye (NLP) izin veren bir RPA sisteminiz varsa, bu, robotun önceden programlanmadan insan konuşmasını yorumlayıp anlayabildiği anlamına gelir. Bu yararlıdır çünkü personelinize, insanlar ve bilgisayarlar arasındaki geleneksel bir ilişkiye göre daha sezgisel bir şekilde makinelerle etkileşim kurmanın bir yolunu sunar. Görevlerinin neyi başarması gerektiğine dair yanlış yorumlara dayalı olarak hata yapma olasılıkları daha yüksektir.

Sanal iş gücünüzü etkili bir şekilde yönetmek için şirketler, çalışma saatlerinde bir şeyler ters giderse insanların robotlardan nasıl yardım talep edebilecekleri veya onlarla ilgili sorunları nasıl rapor edebilecekleri konusunda süreçler oluşturmalıdır – örneğin bir çalışanın bilgisayarını kazayla devre dışı bıraktığı bir senaryoda olduğu gibi. mesai saatleri dışında evde çalışmak!

İyi bir RPA stratejisi, ölçeklendirme ve esneklik göz önünde bulundurularak tasarlanır ve yürütülür.

İyi bir RPA stratejisi, ölçeklendirme ve esneklik göz önünde bulundurularak tasarlanır ve yürütülür. Teknolojinin kendisi maliyetleri düşürmenize ve verimliliği artırmanıza yardımcı olsa da, yalnızca otomatikleştirmek için kullandığınız iş süreçleri kadar etkilidir. Süreçleriniz çok katı veya modası geçmişse, şirketiniz genel olarak iş yapma yaklaşımlarını yeniden değerlendirmenin daha iyi olacağı RPA gibi otomasyon araçlarını kullanarak zaman, para ve kaynakları boşa harcıyor olabilir.

Buradaki temel çıkarım, RPA’nın daha büyük bir iş stratejisinin parçası olması gerektiğidir – maliyet tasarrufu veya artırılmış verimlilik için bağımsız bir çözüm olarak tek başına durabilecek bir şey değil. Bu nedenle, otomasyon yol haritanızı oluştururken sertifikalı danışmanlarımızdan biriyle çalışmanızı öneririz, böylece hem stratejik hem de teknik düzeyde başlangıçtan yürütmeye kadar tüm uygulama aşamalarında size rehberlik edebiliriz!

Sonuç

RPA heyecan verici ve güçlü bir teknolojidir, ancak yalnızca arkasındaki strateji kadar iyidir. İyi uygulanmış bir RPA sistemi size para kazandırabilir, müşteri hizmetlerini iyileştirebilir ve işinizi daha verimli hale getirebilir. Ancak uygulamadan önce bir plan yapılmadığında, yatırımınızın etkisiz araçlara veya süreçlere harcanması ihtimali yüksektir. Yukarıdaki adımları izleyerek (ve kullanıma sunulduktan sonra bunları koruyarak), yatırımınızı yolunda tutabilir ve RPA’nın sunduğu şeylerden en iyi şekilde yararlanabilirsiniz